e-Attestations est devenu notre outil central

Retrouvez le témoignage de Jean-Jacques Jaupart, directeur des Achats au sein de SARIA Industries. e-Attestations est un outil central pour gérer la compliance fournisseur. 

Quel est votre rôle chez Saria Industries ?

Jean-Jacques Jaupart, Directeur des Achats au sein de SARIA Industries depuis 9 ans. Je suis en charge des achats hors production, avec un périmètre relativement large puisqu’il couvre les achats d’énergies (principal poste de dépenses de l’entreprise) mais aussi les services généraux, les achats de consommables, de prestations et de services ainsi que de nombreux équipements.

Mon périmètre pèse 140 Millions d’euros, essentiellement sur le marché Français avec quelques connexions européennes.

Quelle était votre méthode de récupération et de vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Nous gérions la collecte des documents au format papier et sans que la démarche ne soit harmonisée au niveau de l’ensemble des filiales du Groupe. Cette procédure n’était pas simple et loin d’être optimale puisque nous avons 15 filiales et 4 500 fournisseurs au total.

 Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de méthode ?

Nous avons très vite adopté la solution e-Attestations dès lors que nous nous sommes mobilisés pour être en conformité par rapport au dispositif de lutte contre le travail dissimulé.

Nous avons d’abord réalisé un pilote au niveau de la holding. Satisfaits de son déploiement rapide, nous avons ensuite décidé d’étendre l’utilisation de la solution e-attestations à l’ensemble de nos filiales.

L’objectif était double : optimiser et standardiser la collecte de documents, mais aussi homogénéiser et restructurer notre politique de Compliance Fournisseurs. C’était indispensable sachant que si certains achats sont mutualisés ou centralisés au niveau Groupe, d’autres s’opèrent encore au niveau local.

Comment avez-vous connu e-Attestations ?

Nous avons réalisé un benchmark du marché et pris contact avec quelques opérateurs capables de répondre à nos besoins avec des solutions efficaces. Ce qui a retenu notre attention avec e-Attestations, c’est la simplicité de l’outil. Il est facile à mettre en œuvre et à utiliser, il est très ergonomique !

Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?

Le plus indéniable réside en la gratuité de la solution pour nos fournisseurs. Ce critère est vraiment fondamental dans notre approche de la relation Fournisseurs. Nous souhaitions absolument que cette nouvelle procédure soit transparente pour eux et nous ne voulions pas ajouter à la contrainte administrative et réglementaire, une contrainte économique. La collecte de documents étant parfois fastidieuse, il nous fallait une solution simple et gratuite. L’objectif était de collecter un maximum de documents, nous avons donc fait en sorte de lever tous les freins potentiels pour remporter l’adhésion des fournisseurs et ce, quelle que soit leur taille.

Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Le préalable indispensable est de partir d’un socle sain et cohérent, nous avons donc travaillé et «nettoyé» nos bases fournisseurs. La mise en place de l’outil s’est ensuite faite très simplement grâce à l’accompagnement des équipes e-Attestations. Une personne dans chaque filiale, généralement le responsable comptable du site, gère et administre la conformité de nos fournisseurs. Elle s’appuie bien sûr sur les acheteurs métiers qui gèrent la relation quotidienne avec le Fournisseur. La formation des référents internes et des acheteurs a été rapide et nous bénéficions désormais d’une organisation très opérationnelle en matière de lutte contre le travail dissimulé.

Les équipes e-Attestations nous ont également accompagné dans chaque campagne d’information à destination des fournisseurs (mailings) ou de relance téléphonique pour optimiser la collecte des documents. Les fournisseurs ont rapidement intégré le processus et ont pu bénéficier du travail efficace du support lorsqu’ils étaient confrontés à un problème technique.

A ce jour, notre taux de complétude global (toutes filiales confondues) est d’environ 75%, mais cela est à pondérer avec les dates de mise en place de l’outil. Les dernières ont démarré il y a 3 mois. Pour celles qui utilisent la solution e-Attestations depuis plus longtemps, le taux est de 90% à 92% ! Nous visons plus et nous nous y activons…

Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien ?

Un référentiel fournisseurs commun, structuré et homogène, au sein de toutes nos filiales et la garantie d’être en conformité au regard du dispositif de lutte contre le travail dissimulé. Nous pouvons aujourd’hui affirmer que nos fournisseurs sont très majoritairement en règle.

L’outil a eu pour conséquence directe d’améliorer notre processus global d’évaluation et de validation fournisseur. Son utilisation a aussi eu un impact structurant sur nos procédures d’encadrement et de gestion de chantiers industriels réalisés en nos enceintes. Nous avons par exemple fait évoluer le contenu de nos plans de prévention et de sécurité en y intégrant la dimension du dispositif lutte contre le travail dissimulé. Ceci nous a même conduits à annuler ou reporter le lancement d’un chantier car nous n’avions pas obtenu les documents nécessaires à la réalisation d’une prestation sur le territoire français, avec des co-contractants établis à l’étranger.

De manière générale, cela nous a apporté plus de rigueur dans l’encadrement des chantiers et des fournisseurs.

Quels sont selon vous les avantages de la solution e-Attestations pour votre entreprise ?

En tant que Directeur Achats de la holding, l’outil me permet d’avoir une vision consolidée au niveau des filiales et du groupe. Je peux suivre très facilement les taux de complétude par filiale. L’outil est vraiment simple d’utilisation !

J’apprécie la flexibilité de l’outil et la réactivité des équipes. Nous souhaitions collecter des documents complémentaires (attestations d’assurances, IBAN, agréments, etc.) et cela a pu être mis en place très rapidement.

Pour moi, la solution e-Attestations à un potentiel largement plus important que celui de la collecte des documents relatifs au dispositif contre le travail dissimulé et In fine, e-Attestations est devenu notre outil central pour la Compliance Fournisseurs. C’est un outil très complet qui s‘est parfaitement adapté aux contraintes d’une organisation comme la nôtre, décentralisée sur différents sites.

En comparant aux autres offres du marché, quels sont selon vous les principaux facteurs différenciant de la solution e-Attestations ?

Ce qui nous a séduit, c’est la facilité de mise en œuvre pour nous et pour les fournisseurs. La prise en main est très simple, et comme évoqué précédemment, cela est totalement gratuit pour nos fournisseurs.

Recommanderiez-vous la solution autour de vous ?

Oui bien sûr ! J’en ai déjà parlé autour de moi.

Je suis vraiment satisfait de l’outil et du support. Lorsque nous avons une question, une modification ou une situation complexe à gérer, ils sont extrêmement réactifs. C’est une qualité très précieuse pour nos fournisseurs et l’ensemble de nos utilisateurs.

Pensez-vous que la solution est suffisamment flexible pour être adoptée par tout type d’entreprises ?

Je ne pense pas que la solution e-Attestations soit dédiée à un secteur plutôt qu’un autre. Ce qui est important, c’est que l’entreprise puisse en amont avoir précisément défini ses besoins, ses objectifs et puisse les conceptualiser.

e-Attestations est plus qu’une plateforme de collecte de documents, il faut l’envisager comme une plateforme plus générale, permettant de structurer une politique de Compliance fournisseurs, avec des fonctionnalités multiples, qui peuvent être déclinées en fonction des besoins de l’entreprise.

Si vous deviez résumer e-Attestations en une phrase ?

C’est un outil efficace de Compliance fournisseurs.

Quels sont les mots-clés que vous associez naturellement à la solution e-Attestations ?

Conformité fournisseurs, solution agile, ergonomique, efficace, simple et sécurisante.