Un coffre-fort numérique pour nos fournisseurs

Retrouvez le témoignage de Matthieu Elouard, responsable de l'unité commande publique au sein du département des Alpes-de-Haute-Provence, dont il s'occupe depuis 3 ans. Il est en charge de toutes les procédures de marchés publics pour le Département .

Matthieu Elouard, vous êtes responsable de l'unité commande publique au sein du département des Alpes-de-Haute-Provence. En quoi consiste votre rôle concrètement ?

Effectivement, depuis 3 ans, je suis en charge de toutes les procédures de marchés publics pour le Département des Alpes de Haute Provence.

Au sein de notre unité, nous veillons à la bonne gestion de la procédure, puis, une fois que le marché est notifié, nous le confions au service en charge de l’exécuter.

Mon rôle consiste également à  contribuer à l'amélioration de nos pratiques. Ce qui passe, notamment, par un meilleur usage et une modernisation de nos outils informatiques.

La dématérialisation totale de la commande publique est un sujet majeur en interne, d’autant que l’échéance arrive en octobre prochain.

Quelle était votre méthode de récupération et de vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Nous faisions nos demandes par email auprès des fournisseurs et nous recevions leurs attestations par retour d’email.

Il fallait ensuite contrôler l’exactitude de ces attestations, notamment via le site de l’URSSAF. Cette procédure était vraiment chronophage. Quant au suivi, il était à la fois compliqué et approximatif.

Tous les marchés notifiés étaient contrôlés au préalable, en revanche, cela n’était pas toujours fait pour les marchés en cours d’exécution.

Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de méthode ?

Nous avons eu un contrôle de l’URSSAF en 2015. Il s’est avéré que l’un de nos candidats n’avait pas payé son URSSAF, et au regard de la législation, nous avons notre part de responsabilité dans cette situation. Nous avons donc été contraints de payer une amende.

De là a été prise la décision de recourir à une solution de conformité fournisseurs.

Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?

J’avais personnellement assisté à une démonstration dans le passé et j’étais convaincu de l’intérêt de cette solution depuis 2013 déjà. J’en avais également entendu parler et avait eu de bons échos.

Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

La mise en place s’est faite très simplement en 2016 par le biais de l’UGAP. Nous avons procédé en 2 temps.

Nous avons en effet testé la solution dans notre unité dans un premier temps, pour gérer les marchés notifiés.

J’ai été formé par les équipes e-Attestations, et j’ai ensuite formé moi-même les agents de mon unité.

L’outil est vraiment très simple à utiliser, de ce fait, la solution a été très bien accueillie en interne.

Dans un second temps, nous avons déployé la solution e-Attestations à tout le conseil départemental.

J’ai rédigé un mode opératoire (qui avait été préalablement relu et validé par les équipes d’e-Attestations) afin d’expliquer à l’ensemble des services comment utiliser l’outil.

Le déploiement s’est donc fait très simplement ! J’ai même reçu les remerciements de certaines équipes pour qui l’outil a été un vrai soulagement. E-Attestations leur a en effet permis de réaliser un gain de temps non négligeable au quotidien.

Pour la mise en place auprès des fournisseurs, nous les avons informés de la nouvelle procédure relative aux documents de la consultation.

Nous n’avons pas rencontré de problèmes particuliers, cela a également été bien accueilli de leur côté.

Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien?

Cela nous a apporté un vrai gain de temps et une meilleure sécurité juridique car le contrôle de certaines attestations se fait automatiquement.

C'est également un outil qui nous permet de communiquer auprès des entreprises. Car, à travers cette solution, nous leur permettons d’avoir accès à un coffre-fort électronique et de référencer toutes leurs attestations au même endroit.

Recommanderiez-vous la solution autour de vous ?

Oui, bien sûr. Je l’ai d’ailleurs déjà fait auprès d’autres collectivités locales.

Quels sont les mots-clés que vous associez naturellement à la solution e-Attestations ?

Simplicité, efficacité, sécurité.