Je ne connais pas beaucoup d'éditeurs aussi proche de ses clients

Retrouver le témoignage de Brigitte Guillen, responsable du pôle juridique et marche depuis une vingtaine d'années, au sein de la SPL Midi-Pyrénées Construction et de la SEM COGEMIP. 

Brigitte Guillen, quel est votre rôle chez COGEMIP ?

J’occupe le poste de Responsable du pôle juridique et marchés depuis une vingtaine d’années au sein de la SPL Midi-Pyrénées Construction et de la SEM COGEMIP.

Mon poste et mes fonctions ont évolué au fil des années. Aujourd’hui, mon périmètre se concentre sur la passation des marchés : j’interviens du lancement des procédures jusqu’à la notification des marchés publics.

Quelle était votre méthode de récupération et de vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Tout était au format papier ! Les vérifications et le classement étaient faits manuellement. Ce travail était pénible, pas intéressant et la récupération des documents était laborieuse.

Nous utilisions un logiciel d’alerte par le passé pour les relances, mais nous devions malgré tout envoyer des lettres en recommandé avec accusé de réception par la suite, et devions attendre de recevoir en retour les documents demandés par la poste.

Cette procédure prenait beaucoup de temps et pouvait entrainer des retards dans la notification des marchés.

Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de méthode ?

Surtout les risques encourus en cas de non-conformité. Suite à une réorganisation interne, nous avons été amenés à délaisser le suivi des prestataires durant la vie du marché.

Nous avions conscience que nous nous exposions à un risque et qu’il fallait trouver une solution pour s’assurer de la mise en conformité de nos prestataires.

Aussi, nous souhaitions gagner du temps dans la récupération des documents auprès des prestataires.

Enfin, avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, nous avons mené une réflexion globale autour de la dématérialisation afin d’arriver à une gestion 100% digitale et arrêter le traitement papier.

Via la solution e-Attestations, nous avons commencé à mettre en place la dématérialisation sur toute la chaîne de passation et l’avons ensuite étendue à la phase de candidature des appels d’offre. Toutes les entreprises souhaitant candidater doivent désormais nous fournir leurs pièces justificatives via e-Attestations.

Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?

Ce qui m’a intéressée avec e-Attestations, c’est qu’il serait aussi à terme possible d’intégrer à l’outil le Document Unique de Marché Européen (DUME), document que nous utilisons déjà en interne pour gérer les candidatures.

Il s’agit d’un formulaire relativement nouveau qui permet de simplifier les procédures administratives imposées aux entreprises souhaitant candidater à des marchés publics.

Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Nous avons mis en place la solution au printemps 2017, et tout s’est déroulé simplement.(lien vers article : « Une mise en place simple et rapide de la solution e-Attestations. »)

Nous avons spécifié au préalable nos besoins, notamment la liste exhaustive de tous les documents requis en fonction de chaque type de prestataire.

Les équipes e-Attestations ont ensuite développé l’outil de telle sorte qu’il réponde à nos besoins et nos spécificités. Il s’agit vraiment de développements sur-mesure !

Une fois déployé, tous les gestionnaires concernés ont été formés à l’utilisation de l’outil. Il est vraiment très simple d’utilisation, la prise en main a donc été facile. J’ai également rédigé un guide d’utilisateurs afin que tous les collaborateurs puissent suivre un protocole commun dans le traitement des fichiers.

Côté entreprises, beaucoup utilisaient déjà e-Attestations et étaient familières avec la procédure. Nous n’avons donc pas eu besoin de les former spécifiquement à l’outil.

Le support e-Attestations est également très efficace et réactif, les équipes sont disponibles pour venir en aide à certains prestataires qui rencontrent quelques difficultés parfois.

La solution ayant été mise en place depuis peu, nous continuons à effectuer au quotidien quelques ajustements.

Les utilisateurs me remontent régulièrement des informations afin d’optimiser l’outil et nous avons chaque mois une réunion téléphonique avec les équipes e-Attestations. Cela nous permet de continuer à faire évoluer l’outil et garder un lien avec l’éditeur de la solution.

Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien ?

Nous avons vraiment gagné du temps dans la récupération des documents.

Cela nous a également permis de détecter plus facilement les entreprises qui ne sont pas en règle et de prendre nos dispositions en fonction.

Si après plusieurs relances une entreprise peine à nous fournir des documents administratifs et justifier de sa mise en conformité, nous pouvons prendre la décision plus rapidement de ne pas la retenir comme attributaire du marché.

Quels sont les principaux facteurs différenciant de la solution e-Attestations ?

Avec e-Attestations, nous avons pu personnaliser l’outil en fonction de nos spécificités en tant qu’EPL.

L’outil a pu être développé sur-mesure par rapport à nos contraintes.

En effet, des entités comme les nôtres gèrent plusieurs types de fournisseurs. Il est donc nécessaire de récupérer auprès d’eux des documents spécifiques, et c’est désormais possible pour nous, via la plateforme.

 La solution e-Attestations est donc suffisamment flexible pour les EPL, mais aussi, pour d’autres entreprises ?

Oui, vraiment. Comme dans notre cas, l’outil peut être développé sur-mesure, en fonction des besoins et spécificités de toute entreprise.

À partir du moment où une entreprise travaille avec des prestataires, l’outil est utile ! Il permet de savoir si la situation de l’entreprise prestataire est correcte ou pas au regard de la règlementation.

Recommanderiez-vous la solution ?

Oui tout à fait ! Les équipes sont vraiment professionnelles et disponibles. Je ne connais pas beaucoup d’éditeurs aussi proches de ses clients, nous avons un vrai suivi personnalisé. C’est vraiment très appréciable !

Quels sont les mots-clés que vous associez naturellement à la solution e-Attestations ?

Efficacité, simplicité