Nous avons gagné en réactivité face aux fournisseurs non conformes

Retrouvez le témoignage de Nadège Lachassagne, en charge de la lutte contre le travail dissimulé au sein de Renault retail Group, dont la méthode de récupération des documents était sur la base d'un fichier excel.

Quelle était votre méthode de récupération / vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Avant  fin janvier  2015 (date de début du partenariat e-Attestations), nous travaillions sur la base d’un fichier de fournisseurs prestataires suivis sur Excel.

Pour chacun des fournisseurs, nous devions renseigner manuellement la date des documents. Sur la base de ces informations, nous procédions à des campagnes de relances par courrier (sous forme de publipostage) afin d’obtenir le renouvellement des documents. 

Les fournisseurs nous retournaient alors les documents par courrier ou par mail. Nous devions traiter au plus vite l’ensemble des documents reçus afin de mettre à jour notre base et ainsi appréhender au mieux la situation globale des fournisseurs de RRG au regard de la règlementation relative à la lutte contre le travail dissimulé.

Le contrôle et la saisie manuelle des dates des documents reçus représentaient une activité fastidieuse et parfois complexe au vu de la diversité des documents reçus. Il nous manquait donc un outil de pilotage nous permettant de connaître à tout moment  et sans délai la situation d’un fournisseur au regard de la réglementation relative à la lutte contre le travail dissimulé (chose impossible avec un traitement manuel des documents reçus).

Nous avons gagné en réactivité face aux fournisseurs non conformes.

Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?

Côté « Donneur d’ordre » quatre points nous ont convaincu :

- Une visibilité immédiate des documents déposés par le fournisseur. Ce qui nous permet d’avoir connaissance à tout moment de la situation d’un fournisseur au regard de la règlementation.

- Un contrôle des attestations sociales de vigilance (URSSAF, RSI et MSA) assuré par e-Attestations.

- Des relances hebdomadaires des fournisseurs inscrits mais incomplets effectuées par la plateforme e-Attestations.

- Les justificatifs d’immatriculation  des fournisseurs générés automatiquement par e-Attestations.

 Pour les fournisseurs :

- Lorsque le fournisseur a compris le fonctionnement du site, la mise à jour des documents est rapide et ces derniers sont immédiatement visibles par le donneur d’ordre

- Le dépôt unique de l’attestation sociale de vigilance puisqu’il s’agit d’un document mutualisé

 Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

En tant que Chargée de la lutte contre le travail dissimulé de RRG, j’ai d’abord prévenu l’ensemble de nos établissements de la mise en place du partenariat RRG / e-Attestations en leur demandant de ne plus collecter les documents auprès des nouveaux fournisseurs (inscription et dépôt des documents sur e-Attestations).

Nous avons ensuite fourni à e-Attestations le référentiel de nos fournisseurs en prenant soin de renseigner un maximum d’adresses mails.

En parallèle, nous avons également envoyé un mail à nos fournisseurs pour les avertir de la mise en place du partenariat.

Quels sont selon vous les avantages de la solution e-Attestations pour votre entreprise ?

Hormis les avantages déjà invoqués plus haut, la gestion automatique des informations légales de nos fournisseurs par e-Attestations (gestion des radiations ou des changements de SIRET, donc d’adresses) nous permet de fiabiliser notre référentiel fournisseur.

De manière plus opérationnelle, je peux maintenant envoyer mes courriers sans le risque de les voir revenir en NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée).  C’est donc également un gain de temps, et donc un gain financier.

 De plus, je peux m’appuyer à tout moment, sur un responsable de compte, toujours à mon écoute.

Recommanderiez vous la solution autour de vous ?

Je recommanderais volontiers e-Attestations. Je l’ai d’ailleurs déjà fait auprès de fournisseurs qui semblaient intéressés.

Pensez vous que la solution soit adaptée uniquement à un profil particulier d’entreprises (taille, secteur d’activité, organisation etc..) ? Ou est-elle suffisamment flexible pour être adoptée par tout type d’entreprise ?

Je pense qu’elle est utilisable par tout type d’entreprise.

Si vous deviez résumer e-Attestations en une phrase ?

e-Attestations : une solution « zéro papier » à l’écoute de vos obligations réglementaires de donneur d’ordres